cPanel E-postasından Microsoft 365'e Geçiş Nasıl Yapılır? (2026)

Xen Bilişim ekibi · Microsoft Kayıtlı İş Ortağı · MS-100/MS-102/AZ-104 sertifikalı danışmanlar

Özet (TL;DR): Hosting firmanızın cPanel panelinden verilen e-posta hesaplarını Microsoft 365'e taşımanın standart yolu IMAP geçişidir: önce Microsoft 365'te kullanıcıları ve lisansları açar, hosting'deki posta kutularının listesini bir CSV dosyasına yazar, Exchange yönetim merkezinde (EAC) geçiş uç noktası ve geçiş grubu oluşturur, iletiler kopyalandıktan sonra MX kaydını Microsoft 365'e çevirirsiniz. Geçiş yalnızca e-posta klasörlerini taşır, kişileri ve takvimi taşımaz; 35 MB üzerindeki iletiler atlanır. MX değişiminden sonra eski sistemle senkronizasyonu kesmeden önce en az 72 saat beklemek gerekir.

Posta kutularınızı ve alan adınızı birlikte inceleyip ücretsiz bir geçiş planı çıkaralım. Kaç posta kutusu, kaç gigabayt veri ve hangi riskler olduğunu bir iş gününde raporluyoruz.

Hosting E-postasından Neden Ayrılmak İsteniyor?

Birçok küçük ve orta ölçekli kurum e-postasına web sitesini barındıran hosting paketinin içinden başladı. cPanel gibi bir yönetim paneli üzerinden info@, satis@ ya da ad.soyad@ adresleri açıldı, çalışanlar telefonlarına ve Outlook'a elle ayar girdi. Kurum büyüdükçe aynı yapı sorun çıkarmaya başlar: posta kutusu kotası dolar, hosting sunucusu başka müşterilerin gönderdiği istenmeyen posta yüzünden kara listeye girer, iletiler spam klasörüne düşer, ortak takvim ve toplantı yönetimi yoktur, çalışan ayrıldığında kutuyu devretmek elle yapılır.

Microsoft 365'te aynı adresleri kullanmaya devam edersiniz (yine ad.soyad@sirketiniz.com.tr), ancak posta kutusu Exchange Online üzerinde çalışır. Ayrıca ikinci doğrulama adımı, koşullu erişim, takvim paylaşımı ve Teams ile bütünleşme gelir. Bu rehber, işi Microsoft'un kendi belgelerindeki adımlarla, Türkiye'deki hosting ortamlarında en sık karşılaşılan tuzakları da ekleyerek anlatır. Bağlam için Google tabanlı posta altyapısından geçiş yapıyorsanız ayrı bir yazımız var: Google Workspace'ten Microsoft 365'e 21 günlük geçiş.

Başlamadan Önce: Gereksinimler ve Bilmeniz Gerekenler

IMAP (Internet Message Access Protocol), bir e-posta sunucusundaki iletileri bir istemcinin okuyabilmesini sağlayan standart bir yöntemdir. Microsoft 365 de kendi sunucusundan hosting sunucunuza bu yöntemle bağlanıp iletileri kopyalar. Bu yüzden hosting'inizin IMAP desteği olması ve Microsoft'un veri merkezlerinden gelen bağlantıya izin vermesi şarttır. cPanel tabanlı hosting'lerin neredeyse tamamı IMAP sunar.

Microsoft'un IMAP geçişi belgesi şu sınırları açıkça belirtir:

• Yalnızca gelen kutusu ve diğer posta klasörlerindeki iletiler taşınır. Kişiler, takvim kayıtları ve görevler taşınmaz.
• Bir posta kutusundan en çok 500.000 öğe taşınabilir; iletiler en yeniden en eskiye doğru kopyalanır.
• Taşınabilecek en büyük ileti 35 MB'tır.
• Kaynak sistemde arşivleme veya saklama ilkesi (iletileri otomatik silen ya da başka klasöre atan kural) varsa Microsoft bunları geçişten önce kapatmanızı önerir. Aksi halde geçiş aracı silinen iletileri “eksik” gibi işaretler ve gerçek veri kaybı ile algılanan kaybı ayırt etmek zorlaşır.

Ön hazırlık listesi:

1. Alan adı sahipliği: Alan adının kayıt ve DNS yönetimine erişiminiz olmalı. Türkiye'de alan adı çoğu zaman hosting firmasının paneliyle birlikte yönetilir; DNS panelinin şifresi kimdeyse MX değişimini o yapabilir. Bunu geçişten önce netleştirin.
2. Microsoft 365 aboneliği: Her posta kutusu için bir lisanslı kullanıcı gerekir. Hangi paketin uygun olduğuna karar vermek için Microsoft 365 Business Premium fiyatı ve kapsamı yazımıza bakabilirsiniz.
3. Yönetici rolü: Microsoft 365 yönetim merkezinde Genel Yönetici (Global Administrator) ya da geçiş yetkisi olan bir Exchange yöneticisi rolü.
4. Posta kutusu envanteri: Hosting panelindeki tüm hesaplar, boyutları, yönlendirmeler (forwarder), ortak kutular ve otomatik yanıtlar. Hangi adresin gerçekten kullanıldığını, hangisinin yalnızca bir yönlendirme olduğunu ayırın.
5. Kullanıcı bildirimi: Parolası sıfırlanacak ya da Outlook'u yeniden kurulacak kullanıcılara önceden haber verin.

Adım 1: Alan Adını ve Kullanıcıları Microsoft 365'e Ekleyin

IMAP geçişinde hedef posta kutuları önceden var olmalıdır. Microsoft'un belgesine göre kullanıcılar oluşturulup lisanslanmadan geçiş grubu başlatılamaz. Alan adı hosting'de de kullanılacağı için sıra önemlidir.

1. Microsoft 365 yönetim merkezinde Ayarlar > Etki Alanları bölümünden alan adınızı ekleyin ve sahipliğini doğrulayın. Doğrulama genellikle DNS'e bir TXT kaydı eklemeyi gerektirir.
2. Sihirbaz size MX, Autodiscover ve diğer kayıtları eklemeyi önerecektir. Bu aşamada e-posta kayıtlarını (MX, Autodiscover, SPF) eklemeyin ve “bu adımı atla” seçin. MX kaydını şimdi değiştirirseniz o andan itibaren yeni gelen iletiler hosting'e değil Microsoft 365'e gider ve henüz kimse oraya bağlı değildir.
3. Kullanıcılar > Etkin kullanıcılar bölümünden her çalışan için bir hesap oluşturun (tek tek ya da toplu CSV ile) ve lisans atayın. Kullanıcı adı, hosting'deki e-posta adresiyle aynı olmalıdır.
4. Paylaşılan adresler (info@, destek@ gibi) için ayrı bir lisansa ihtiyaç duymayan paylaşılan posta kutusu (shared mailbox) oluşturmak çoğu zaman daha doğrudur. Bunlara IMAP geçişi uygulayacaksanız önce kutuyu oluşturun, lisans sınırlarını Microsoft'un güncel belgesinden teyit edin.

Türkiye'ye özgü bir tuzak: Kullanıcı adı oluştururken Türkçe karakterleri (ç, ğ, ı, ö, ş, ü) kullanmayın. gülşen.çelik@ gibi bir adres bazı sistemlerde sorun yaratır. Standart uygulama gulsen.celik@ biçimidir. Hosting'de zaten ASCII karakterli adresleriniz varsa Microsoft 365'te de aynen koruyun.

Adım 2: Hosting Tarafında Gerekli Bilgileri Toplayın

Geçiş uç noktasını oluşturmak için hosting'in IMAP sunucu adına (FQDN, yani tam alan adı biçiminde sunucu adı) ihtiyacınız var. Genellikle mail.sirketiniz.com.tr ya da hosting firmasının sunucu adı olur; cPanel'in e-posta hesapları bölümündeki “Cihazları bağla / e-posta istemcisi ayarları” ekranında yazar. Hosting firması farklı bir adı zorunlu tutuyorsa onun belgesine uyun.

• Port ve şifreleme: SSL ile 993, şifresiz ya da TLS ile 143. Microsoft'un PowerShell rehberi tipik olarak 993'ün SSL, 143'ün şifresiz veya TLS için kullanıldığını belirtir. Mümkünse 993/SSL seçin.
• Güvenlik duvarı: Hosting'in güvenlik duvarı yabancı IP'lerden gelen IMAP bağlantısını kısıtlıyorsa Microsoft veri merkezlerinin IP aralıklarına izin verilmesi gerekir. Aralıklar için Microsoft'un “Exchange Online URL'leri ve IP adresi aralıkları” sayfasını kullanın.
• Bağlantı sınırları: Birçok hosting paketi bir kullanıcıdan ya da tek bir IP'den gelen eş zamanlı bağlantı sayısını kısıtlar. Microsoft'un IMAP geçişi iyileştirme önerileri geçişten önce bu sınırları yükseltmenizi önerir. Paylaşımlı hosting'de sınırı kendiniz değiştiremezsiniz; bu durumda hosting firmasına bir talep açın ya da geçiş yoğunluğunu düşürün.
• Posta kutusu parolaları: IMAP ile bağlanmak için her hesabın kullanıcı adı ve parolası gerekir. Microsoft'un belgesi yönetici hesabıyla tüm kutulara erişimi Exchange, Dovecot ve Mirapoint gibi bazı sunucu türleri için tarif eder. cPanel altyapısında bu seçenek genellikle açık değildir. Bu durumda her kutunun parolasını sıfırlayıp bir listeye yazmak zorunda kalırsınız.

Test için bilgisayarınızdan telnet mail.sirketiniz.com.tr 993 komutu bağlantının açık olup olmadığını gösterir. Boş bir ekran geliyorsa port açıktır. Bağlantı hatası alırsanız Microsoft'un IMAP sorun giderme rehberinde anlatıldığı gibi sorun büyük olasılıkla güvenlik duvarı ya da kapalı IMAP servisidir.

Adım 3: Geçiş Listesini (CSV) Hazırlayın

Geçiş dosyası tek bir tablodur. İlk satırda başlıklar, sonraki her satırda bir posta kutusu bulunur. Başlıklar tam olarak şöyle olmalı, boşluk ve Türkçe karakter içermemelidir:

• EmailAddress: Microsoft 365'teki hedef posta kutusunun adresi (yönetim merkezinde “kullanıcı adı” sütununda görünen).
• UserName: Hosting'deki posta kutusuna giriş adı. cPanel'de çoğunlukla tam e-posta adresidir. Aynı alan adı iki tarafta da kullanılıyorsa ilk iki sütun aynı olabilir.
• Password: O posta kutusunun hosting'deki parolası.

Örnek:

EmailAddress,UserName,Password
ahmet.yilmaz@sirketiniz.com.tr,ahmet.yilmaz@sirketiniz.com.tr,GeciciParola1!

Dosya en çok 50.000 satır ve 10 MB olabilir, ancak Microsoft birden çok küçük grupla çalışmanızı önerir. Excel'de hazırlayıp “CSV (virgülle ayrılmış)” olarak kaydedin. Türkçe Excel sürümleri bazen alanları noktalı virgülle ayırır; geçiş aracı virgül bekler, dosyayı Not Defteri ile açıp ayırıcıya bakın. Parolalarda virgül varsa dosyayı bozar, geçici parolaları virgülsüz seçin.

CSV dosyası parola içerdiği için geçiş biter bitmez silinmelidir. Bu, KVKK madde 12'deki veri güvenliği yükümlülüğünün (gerekli teknik ve idari tedbirler) pratik bir gereğidir: parola içeren bir dosyayı paylaşılan klasörde ya da e-posta ekinde bırakmayın.

Adım 4: Geçiş Uç Noktasını ve Geçiş Grubunu Oluşturun

Uç nokta (migration endpoint), Microsoft 365'in hosting sunucunuza nasıl bağlanacağını tanımlayan ayarlardır. Microsoft'un belgesindeki Exchange yönetim merkezi adımları şöyledir:

Uç noktayı oluşturma

1. Exchange yönetim merkezinde Geçiş (Migration) bölümüne girin.
2. Sağ üstteki Uç noktalar (Endpoints) bağlantısına, ardından Ekle düğmesine tıklayın.
3. Geçiş türü olarak IMAP'i seçin.
4. Bir ad (ör. hosting-imap) ve IMAP sunucu adını (ör. mail.sirketiniz.com.tr) yazın. Kalan alanları varsayılan bırakmanız çoğu durumda yeterlidir. Varsayılan eş zamanlı geçiş sayısı 20, artımlı senkronizasyon sayısı 10'dur.
5. Oluştur ile kaydedin.

Geçiş grubunu oluşturma ve başlatma

1. Geçiş sayfasında Geçiş grubu ekle (Add migration batch) seçeneğine tıklayın.
2. Grup adı yazın (boşluk ve özel karakter olmadan) ve geçiş yolu olarak Exchange Online'a geçir seçeneğini seçin.
3. Geçiş türü sayfasında IMAP geçişi'ni seçin.
4. Önkoşullar sayfasını kontrol edip ilerleyin, ardından az önce oluşturduğunuz uç noktayı seçin.
5. Kullanıcı posta kutularını ekle sayfasında CSV dosyanızı yükleyin. Sayfada başlıkları hazır bir örnek CSV'yi indirme bağlantısı da vardır.
6. Yapılandırma ayarları sayfasında filtreleme seçeneklerini ayarlayın. Hosting posta kutularında çöp, spam ve gönderilmiş öğeler gibi gereksiz klasörleri hariç tutmak geçiş süresini kısaltabilir. Klasör adlarında eğik çizgi (/) varsa bu klasörler taşınmaz, önce adlarını değiştirin.
7. Zamanlama sayfasında başlangıç ve bitiş modunu seçin, Kaydet ve Bitti ile tamamlayın.

PowerShell ile aynı işlem

Yüzlerce kullanıcı ya da tekrarlanabilir bir geçiş için Microsoft'un PowerShell rehberindeki komutlar kullanılır. Önce Exchange Online PowerShell'e bağlanın. Bağlantı testi, uç nokta ve grup oluşturma komutları:

Test-MigrationServerAvailability -IMAP -RemoteServer mail.sirketiniz.com.tr -Port 993 -Security Ssl

New-MigrationEndpoint -IMAP -Name HostingImap -RemoteServer mail.sirketiniz.com.tr -Port 993 -Security Ssl

New-MigrationBatch -Name Grup1 -SourceEndpoint HostingImap -CSVData ([System.IO.File]::ReadAllBytes("C:\Gecis\grup1.csv")) -AutoStart

Durumu görmek için Get-MigrationBatch -Identity Grup1 | Format-List Status komutunu kullanın.

Önce Küçük Bir Deneme Grubu Çalıştırın

Microsoft'un önerisi, tüm kullanıcılara dokunmadan önce birkaç posta kutusuyla deneme yapmaktır. Bu deneme şunları ortaya çıkarır: CSV biçimi doğru mu, uç nokta hosting'e bağlanabiliyor mu, hariç tuttuğunuz klasörler gerçekten dışarıda kalıyor mu, ve kritik olan, bir grubun ne kadar sürdüğü. Aynı büyüklükte iki grubu günün benzer saatlerinde çalıştırıp süreleri karşılaştırırsanız tüm kurumun geçişini makul bir doğrulukla öngörebilirsiniz.

Durumu Geçiş sayfasında grubu seçip Ayrıntıları görüntüle ile izleyin. Her kullanıcı için eşitlenen öğe sayısı, atlanan öğe sayısı ve varsa hata ayrı ayrı görünür. Atlanan öğeler çoğunlukla 35 MB üzerindeki iletilerdir.

Microsoft 365 çözümlerimizi inceleyin ya da WhatsApp'tan yazarak 15 dakikalık bir teknik görüşme isteyin. Deneme grubunu birlikte çalıştırıp geçiş süresini önceden hesaplayabiliriz.

Adım 5: MX Kaydını Microsoft 365'e Çevirin

MX kaydı, internetteki diğer sunuculara adresinize gelen iletileri nereye teslim edeceklerini söyler. Geçiş boyunca bu kayıt hosting'de kalır. İletiler kopyalandıktan sonra kaydı Microsoft 365'e çevirirsiniz. Geçiş planınızın en hassas anı budur.

1. Kayıt süresini önceden düşürün: Geçişe başlamadan, mevcut MX kaydının TTL değerini 3.600 saniyeye (1 saat) veya altına indirin. Microsoft bunu önerir, çünkü dış sunucular eski konumu önbellekte tuttukları süre boyunca iletileri eski adrese göndermeye devam eder. Birden çok MX kaydı varsa hepsini değiştirin. Alan adının DNS yönetiminin Türk hosting firmasının panelinde olduğu durumlarda TTL ayarının panelde görünüp görünmediğini önceden kontrol edin; her panelde bu alan yoktur.
2. Doğru zamanı seçin: Cuma akşamı ya da hafta sonu, mesai dışı. Pazartesi sabahı herkesin posta kutusunu açtığında sorun görmesini istemezsiniz.
3. Kayıtları ekleyin: Microsoft 365 yönetim merkezinde alan adının DNS kayıtları sayfasında gösterilen MX, Autodiscover CNAME ve SPF değerlerini Microsoft'un DNS kayıtları rehberine göre alan adınızın DNS panelinde girin. MX için öncelik (priority) en yüksek değer olan genellikle 0'dır.
4. Eski MX kayıtlarını kaldırın ya da öncelik değerini Microsoft 365 kaydından düşük öncelikli (daha yüksek sayı) yapın. Aksi halde iletilerin bir kısmı hâlâ eski sunucuya düşer.
5. SPF kaydını birleştirin: Alan adında zaten bir SPF TXT kaydı varsa ikinci bir kayıt oluşturmayın. Mevcut kayda include:spf.protection.outlook.com değerini ekleyin; alan adında tek bir SPF kaydı bulunmalıdır. E-posta kimlik doğrulama ayarlarının tamamı için ayrıca SPF, DKIM ve DMARC rehberimize bakın.

Kayıtlar değiştikten sonra dünyanın her yerindeki sunucuların yeni kaydı görmesi 72 saate kadar sürebilir. Bu süre içinde bazı iletiler hâlâ eski hosting'e düşebilir. Geçiş grubunu bu yüzden silmemeniz gerekir.

Adım 6: Doğrulama, Outlook Profilleri ve Geçiş Grubunu Kapatma

Microsoft, geçiş grubunu silmeden önce şu iki şartı arar: kullanıcıların tamamı yalnızca Microsoft 365'i kullanıyor olmalı ve MX değişiminden sonra grup en az bir kez daha eşitlenmiş olmalı. Eşitleme günde bir kez çalışır, bu nedenle MX değişiminden sonra en az 72 saat bekleyin.

Kullanıcı tarafı kontrol listesi

• Microsoft 365 hesabıyla oturum açın, geçici parolayı değiştirin ve saat dilimini doğru seçin. Saat dilimi yanlışsa takvim ve toplantı saatleri şaşar.
• Outlook'ta e-postaların ve klasörlerin yerinde olduğunu doğrulayın. İç yazışma ve dış alıcıya test e-postası gönderin, dışarıdan gelen bir test iletisini alın.
• Eski Outlook profilinde hosting'e IMAP/POP ile bağlı hesabı kaldırın. Yeni profili Autodiscover ile otomatik oluşturun, iki hesabın bir arada kalması çift ileti ve gönderim hatası yaratır.
• Telefonlardaki e-posta hesabını silip Outlook uygulamasıyla yeniden ekleyin.
• Kişileri hosting web postasından dışa aktardıysanız Outlook'a içe aktarın.

Geçiş grubunu silme

Doğrulama tamamlandığında Exchange yönetim merkezinde Geçiş sayfasında grubu seçip Sil deyin. PowerShell'de Remove-MigrationBatch -Identity Grup1. Silinince eski sunucuya gelen yeni iletiler artık Microsoft 365'e kopyalanmaz. Silmeden önce hosting'deki hesapları kapatmayın ve geçiş sırasında posta kutularını silmeyin ya da SMTP adreslerini değiştirmeyin; Microsoft bunun hataya yol açtığını belirtir.

Sık Karşılaşılan Hatalar ve Çözümleri

Aşağıdaki hata iletileri Microsoft'un IMAP geçişi sorun giderme belgesinde geçen gerçek iletilerdir.

• “We had trouble signing in to this account. Confirm that you're using the correct user name and password.” CSV'deki kullanıcı adı ya da parola yanlış. Hosting'de IMAP'in o hesap için açık olduğunu da kontrol edin. Yönetici kimlik bilgisi kullanıyorsanız hesabın gerekli yetkilere sahip olduğundan emin olun.
• “A recipient wasn't found for user@contoso.com on the target.” Microsoft 365'te bu adres için bir posta kutusu yok ya da CSV'deki EmailAddress sütunu hedef kutunun adreslerinden biri değil. Kullanıcıyı oluşturun, lisans verin ve tekrar deneyin. Dağıtım listesi veya posta kutusu olmayan bir hesabı CSV'ye eklemek de aynı hatayı verir.
• “The connection to the server ... timed out after 00:00:15.” Güvenlik duvarı Microsoft'un bağlantısını engelliyor ya da IMAP servisi kapalı. 993 veya 143 portunu test edin.
• “The connection to the server ... could not be completed.” IMAP sunucu adı yanlış yazılmış ya da genel DNS'te çözümlenemiyor.
• CSV hataları: “Column ... is missing from the CSV file” başlıkların eksik ya da yanlış yazıldığını, “Row X has the wrong number of columns” bir satırda eksik veri olduğunu gösterir. Başlıkları EmailAddress, UserName, Password olarak aynen yazın.
• “The migration batch already exists.” Aynı adda bir grup var. Eskisini silin ya da yeni bir ad verin.
• Geçiş yavaş: Uç noktadaki eş zamanlı geçiş sayısını (varsayılan 20) hosting izin veriyorsa artırın, ama bağlantı sınırlarını aşmamaya dikkat edin.

Kurumsal Notlar: KVKK, Saklama ve Geri Dönüş Planı

E-posta kutuları kişisel veri içerir. Hosting sağlayıcınız ve Microsoft veri işleyen konumundadır. Geçiş sırasında veri iki yerde birden bulunur. Geçiş bittikten sonra eski sunucudaki posta kutularını ve yedekleri hangi tarihte sileceğinizi, KVKK madde 12 kapsamındaki saklama ve imha politikanıza bağlayarak yazılı hale getirin. Eski hosting'deki hesapları silmek için acele etmeyin, ama süresiz bırakmayın.

Geri dönüş planı: MX değişimi öncesi DNS panelindeki eski kayıtların ekran görüntüsünü alın. Sorun çıkarsa eski MX kaydını yeniden yazarak iletilerin hosting'e dönmesini sağlayabilirsiniz. Geçiş aracı eski sunucudaki veriye dokunmadığı için en kötü senaryoda bile iletileriniz yerinde durur.

Kurumunuzda ERP ya da muhasebe yazılımı e-posta ile fatura veya tahsilat bildirimi gönderiyorsa (Logo, Mikro, Netsis gibi yerli yazılımların birçoğu bu amaçla bir SMTP hesabı kullanır) o yazılımın posta ayarlarını da geçişten sonra gözden geçirin. Eski hosting SMTP bilgileriyle gönderim yapan yazılımlar, hosting kapatıldığında sessizce e-posta göndermeyi bırakır. Bu, geçişte en çok atlanan noktalardan biridir.

Hosting'den Microsoft 365'e geçiş yapan kurumlar için bütün bu adımları kapsayan Microsoft 365 geçiş ve kurulum hizmetimizi ve sonrasında güvenlik katmanını kuran Microsoft güvenlik çözümlerimizi inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

cPanel e-postasından Microsoft 365'e geçerken eski e-postalarım kaybolur mu?

Doğru yapılırsa kaybolmaz. Geçiş aracı eski sunucudaki klasörleri ve iletileri Microsoft 365 posta kutusuna kopyalar, eski sunucuya dokunmaz. Yani geçiş sırasında kaynak sunucu bir yedek gibi durur. Yalnızca 35 MB üzerindeki iletiler, kısıtlama getirilen klasörler ve ad içinde eğik çizgi olan klasörler aktarılmaz. Bu istisnaları geçişten önce listelemek gerekir.

Kişilerim ve takvimim de IMAP geçişiyle taşınır mı?

Hayır. Microsoft'un belgesine göre IMAP geçişi yalnızca e-posta klasörlerindeki iletileri taşır; kişileri, takvim kayıtlarını ve görevleri taşımaz. Kişiler için hosting posta panelinden (ör. web posta arayüzü) CSV veya vCard olarak dışa aktarıp Outlook'a içe aktarabilirsiniz. Takvim kullanan kullanıcılarla ayrıca ilgilenmek gerekir.

Kullanıcıların parolalarını bilmiyorum, geçiş yine de yapılabilir mi?

Yapılabilir ama iki yoldan biri gerekir. Kaynak sistem yönetici kimlik bilgisiyle tüm posta kutularına erişime izin veriyorsa (Dovecot gibi bazı sunucular bunu destekler) parolalara gerek kalmaz. Desteklemiyorsa her posta kutusunun parolasını sıfırlayıp geçiş dosyasına yeni parolayı yazmanız gerekir. Bu durumda kullanıcılara eski parolanın değiştiğini önceden bildirin.

Geçiş sırasında e-posta alıp göndermeye devam edebilir miyiz?

Evet. MX kaydını değiştirene kadar gelen e-postalar eski hosting'e düşmeye devam eder, geçiş aracı da günde bir kez yeni gelenleri kopyalar. MX kaydı Microsoft 365'e çevrildiği an yeni iletiler doğrudan yeni posta kutusuna gider. Bu yüzden MX değişimini mesai dışında yapmak ve değişim öncesinde kayıt süresini (TTL) 3.600 saniyeye indirmek önerilir.

Geçiş ne kadar sürer?

Süre posta kutusu sayısına, her kutunun boyutuna ve internet bant genişliğine bağlıdır; Microsoft sabit bir süre vermez. Önce küçük bir deneme grubuyla kaç dakikada ne kadar veri taşındığını ölçün, sonra tüm kullanıcıları buna göre gruplara bölün. MX değişiminden sonra eski sistemle senkronizasyonu kapatmak için en az 72 saat beklemek gerekir.

Eski hosting hesabını ne zaman kapatabiliriz?

MX değişiminden en az 72 saat sonra, tüm kullanıcılar yeni posta kutusunu kullandığını doğruladıktan ve geçiş grubunu sildikten sonra. Eski sunucudaki verinin ne kadar süre saklanacağı kurumun kendi kararıdır ve KVKK kapsamındaki saklama ve imha politikanızla birlikte düşünülmelidir. Acele edip hesabı kapatmak, geçiş sırasında gözden kaçan bir iletiyi geri getirilemez hale getirebilir.

Kendimiz yapabilir miyiz, yoksa destek almak mı gerekir?

10-15 kişilik, parolaları bilinen ve düz yapılı bir hosting posta altyapısında adımlar tek bir hafta sonunda tamamlanabilir. Daha fazla kullanıcı, paylaşılan posta kutuları, yönlendirme kuralları, birden çok alan adı veya Outlook profil yenileme gerekiyorsa deneyimli bir iş ortağıyla çalışmak kesinti riskini belirgin biçimde azaltır.

Adımları kendi ortamınıza uyarlamak için bir kontrol listesi ister misiniz? Geçiş kontrol listesini ve örnek CSV dosyasını talep edin.

Sonuç: Geçişin Zor Kısmı Teknik Değil, Sıralamadır

cPanel posta hesaplarından Microsoft 365'e geçişte her adım Microsoft'un belgelerinde tarif edilmiştir ve tek tek bakıldığında zor değildir. Sorun çıkaran çoğunlukla sıradır: kullanıcılar açılmadan MX kaydını değiştirmek, parolaları önceden toplamamak, TTL değerini düşürmeden geçmek ya da 72 saat dolmadan geçiş grubunu silmek.

Önce envanter, sonra kullanıcılar ve lisanslar, ardından küçük bir deneme grubu, en son mesai dışında MX değişimi ve bekleme süresi. Bu sırayı koruyan bir kurum, çalışanlarının e-postasını kaybetmeden Microsoft 365'e geçer. Bunu yaparken Exchange Online'ın sağladığı ortak takvim, Teams entegrasyonu ve güvenlik katmanlarına da kavuşur.

Microsoft İstanbul, Xen Bilişim ekibi olarak, kurumunuzun hosting e-postasından Microsoft 365'e geçiş yolculuğunda posta kutusu envanterinden MX değişimine, Outlook profil yenilemeden güvenlik ilkelerine kadar uçtan uca destek sağlıyoruz. İletişim sayfamızdan bize ulaşın.