Xen Bilişim ekibi · Microsoft Kayıtlı İş Ortağı · MS-100/MS-102/AZ-104 sertifikalı danışmanlar
Özet (TL;DR): Enterprise Agreement (EA) sözleşmesi olan her kurum, her yıl sözleşme yıldönümünde "True-up" adı verilen zorunlu bir sayım yapar: yıl içinde eklenen kullanıcı/cihazlar bu sayımla faturaya yansır. Microsoft, 1 Kasım 2025'ten itibaren online hizmetlerde (Microsoft 365, Azure, Dynamics 365, Windows 365) geçerli olan Level A-B-C-D indirim kademelerini kaldırdığı için, daha önce hacim indiriminden faydalanan kurumların true-up faturaları artık liste fiyatına çok daha yakın geliyor — yani aynı büyüme aynı faturada daha ağır görünüyor. Bu yazıda true-up'ın resmi zaman çizelgesini, sürpriz faturayı önlemek için adım adım süreci ve sık yapılan hataları Microsoft'un resmi kaynaklarına dayanarak anlatıyoruz.
True-Up Nedir? EA'nın Yıllık Sayım Mekanizması
Enterprise Agreement (EA), Microsoft'un ticari kurumlar için sunduğu, en az 500 kullanıcı veya cihaz gerektiren (kamu kurumlarında eşik 250) 3 yıllık hacimli lisanslama programıdır. Sözleşme süresince yazılım ve bulut hizmetlerini genelde bir lisans danışmanı (LSP) üzerinden satın alırsınız; ödemeler yıllık taksitlere bölünebilir.(Kaynak: Microsoft Lisanslama Rehberi, 2026)
True-up (TUP), Microsoft'un resmi Volume Licensing dokümantasyonuna göre, sözleşme yılı içinde eklediğiniz tüm kullanıcı/cihaz/koltuk artışlarının sözleşme yıldönümünde tek seferde raporlanıp faturalandırıldığı yıllık denkleştirme siparişidir. Yıl içinde 50 yeni çalışan işe aldıysanız ama lisanslarını hemen ayrı sipariş etmediyseniz, bu artış true-up siparişiyle "toparlanır" ve o ana kadarki kullanım süresine göre faturalandırılır.(Kaynak: Microsoft Learn, Volume Licensing Central, güncelleme 2026-01-30)
Kritik nokta: true-up yalnızca artışı raporlar. EA'da yıl içinde azalan kullanıcı sayısını true-up ile düşemezsiniz — lisans sayısını azaltmak ancak sözleşme yenilemesinde mümkündür. Bu tek yönlü mekanizma, EA'nın en çok yanlış anlaşılan tarafıdır ve aşağıda anlatacağımız "sürpriz fatura" sorununun temel nedenlerinden biridir.
2026'da True-Up Faturaları Neden Daha Sert Vuruyor?
2025 sonuna kadar true-up faturanız, sözleşmenizin bağlı olduğu indirim kademesinden (Level A-B-C-D) hesaplanıyordu; büyük kurumlar Level B/C/D'de tarihsel olarak online hizmetlerde yaklaşık %6-%12 arası hacim indirimi görüyordu. Ama Microsoft, resmi lisanslama duyurusunda 1 Kasım 2025'ten itibaren EA, EAS, MPSA ve OSPA (Çin'e özel) sözleşmelerinde online hizmetler için geçerli olan Level A-D fiyat kademelerini tek bir tutarlı fiyata indirdiğini açıkladı — bu fiyat artık microsoft.com'da yayınlanan liste fiyatıyla aynı. Değişiklik, sözleşmenizin bir sonraki yenilenmesinde veya Fiyat Sayfanızda (Customer Price Sheet) olmayan yeni bir online hizmet satın aldığınızda devreye giriyor.(Kaynak: Microsoft Lisanslama Haberleri, 2026 itibarıyla)
Pratik sonucu şu: yenileme sonrası Fiyat Sayfanız Level A'ya sabitlendiyse, o tarihten sonraki her true-up siparişi de bu yeni (ve önceki kademenize göre daha yüksek) birim fiyattan hesaplanıyor. Yani aynı sayıda yeni kullanıcı eklemiş olsanız bile, geçen yılki true-up faturanızla bu yılki arasında yüzde bazında fark oluşabilir — özellikle önceden Level C veya D'de olan büyük kurumlarda bu fark daha belirgin. Bu değişikliğin EA-CSP karar dengesine etkisini EA mi CSP mi karar rehberimizde, Microsoft 365 SKU'larına satır satır etkisini ise fiyat artışı SKU analizi yazımızda ayrıca ele aldık.
Fiyat Sayfanızın (Customer Price Sheet) yeni kademeden mi yoksa eski sözleşme şartlarınızdan mı hesaplandığını birlikte kontrol edelim: Ücretsiz lisans envanteri çıkaralım.
True-Up Zaman Çizelgesi: Hangi Tarihte Ne Yapılmalı?
Microsoft'un resmi Volume Licensing dokümantasyonu, true-up zaman çizelgesini "kullanım tarihi" (usage date) ve "kapsam dönemi" (coverage period) kavramlarıyla açıklıyor. Kural basit ama sık yanlış uygulanıyor: ayın 1'i dışında bir kullanım tarihiyle sipariş verirseniz, kapsam otomatik olarak bir sonraki ayın 1'ine ötelenir — bu da yanlışlıkla bir sonraki sözleşme yılına sipariş vermenize yol açabilir.(Kaynak: Microsoft Learn, güncelleme 2026-01-30)
| Sözleşme dönemi | Sipariş penceresi | Kullanım tarihi kuralı |
|---|---|---|
| 1. ve 2. yıl true-up | Yıldönümünden 60-30 gün önce | Kullanım tarihi ayın 1'i olmalı; sonraki gün bir sonraki yıla sayılır |
| 3. yıl (son yıl) true-up | Bitiş tarihinden 30-0 gün önce | Bitiş tarihinden sonraki kullanım tarihi reddedilir |
| Değişiklik yoksa | Aynı 60-30 gün penceresi | Update Statement (sıfır kullanım beyanı) gönderilir |
| Yenileme | 3. yıl true-up/Update Statement işlenmeden başlamaz | Sıra atlanamaz — 2. yıl işlenmeden 3. yıl siparişi kabul edilmez |
Bu tablo, Microsoft'un kendi örnek senaryosunun genelleştirilmiş halidir: sözleşme başlangıcı 15 Ocak olan bir EA'da, 1. yıl true-up siparişinin 15 Aralık - 15 Aralık (60-30 gün) penceresinde ve en geç 1 Ocak kullanım tarihiyle Microsoft'a ulaşmış olması gerekir. 2 Ocak ve sonrası bir kullanım tarihi, siparişi otomatik olarak 2. yıl kapsamına kaydırır. Sonuç: takvimde bir hafta kaymış gibi görünen bir sipariş, aslında bir sonraki sözleşme yılına işlenebilir ve o yılın (muhtemelen daha yüksek) fiyatından faturalandırılabilir.
Adım Adım: True-Up Sürprizini Önleme Süreci
Sürpriz faturanın kök nedeni neredeyse her zaman aynıdır: lisans envanteri yıl boyunca güncel tutulmaz, sayım yıldönümüne 1-2 hafta kala son dakika yapılır. Aşağıdaki takvim, Microsoft'un resmi zaman çizelgesine göre önerilen hazırlık sırasıdır:
- 120 gün önce — hesap ekibiyle ön görüşme: LSP'niz veya Microsoft hesap yöneticinizle beklenen kullanıcı/koltuk artışını ve Fiyat Sayfanızdaki (Customer Price Sheet) güncel kademeyi konuşun. 1 Kasım 2025 sonrası yenilenen sözleşmelerde bu sayfanın Level A'ya göre mi hesaplandığını netleştirin.
- 90 gün önce — gerçek lisans envanterini çıkarın: İK'daki güncel çalışan sayısı ile Microsoft 365 yönetim merkezindeki atanmış lisans sayısını karşılaştırın. Aradaki fark, true-up siparişinde raporlanması gereken net artıştır.
- 75 gün önce — bütçeyi yeni birim fiyatla güncelleyin: Geçen yılın true-up faturasını referans almak yerine, güncel Fiyat Sayfanızdaki birim fiyatı kullanarak tahmini faturayı yeniden hesaplayın; Level değişikliği sonrası ikisi arasında fark olabilir.
- 60-30 gün penceresi — TUP siparişini veya Update Statement'ı gönderin: Bu pencere dışında gönderilen siparişler ya reddedilir ya da yanlış sözleşme yılına işlenir (bkz. yukarıdaki tablo).
- Sipariş sonrası — Volume Licensing Service Center'dan doğrulayın: Siparişin doğru sözleşme yılına ve doğru kullanım tarihine işlendiğini VLSC ekranından teyit edin; hata varsa düzeltme için 30 gün penceresi kapanmadan hesap ekibinizle iletişime geçin.
Update Statement Ne Zaman Kullanılır, TUP'tan Farkı Nedir?
Yıl içinde hiç yeni kullanıcı/cihaz eklemediyseniz, true-up siparişi (TUP) yerine Update Statement (güncelleme beyanı — bazı kaynaklarda "sıfır kullanım" ya da ZU olarak da geçer) gönderilir. Bu, "bu yıl artış yok" diyen resmi bir beyandır ve Microsoft'un aynı 60-30 günlük pencerede işlenmesi gerekir.(Kaynak: Microsoft Lisanslama Rehberi, 2026)
Burada sık yapılan hata, "artış yoksa bir şey göndermeye gerek yok" varsayımıdır. Oysa Microsoft'un resmi kuralı net: sözleşmenin sonraki yılına geçebilmek (ve 3 yılın sonunda yenilenebilmek) için her yıl için ya TUP ya da Update Statement işlenmiş olmalı. Herhangi bir yılın atlanması, yenileme sürecini bloke eder — bu da genelde son anda, yenileme görüşmeleri sırasında fark edilen bir sorun olur.
Senaryo Bazlı: Büyüme, M&A ve Küçülen Ekipler
True-up sürprizi üç farklı senaryoda üç farklı şekilde ortaya çıkar:
- Hızlı büyüyen kurum: Yıl içinde işe alım hızlanmış, IT ekibi her yeni çalışan için ayrı sipariş açmak yerine "yıl sonunda true-up'ta toparlarız" demiş. Sorun değil — bu true-up'ın tasarlandığı senaryo — ama envanter tutulmazsa gerçek artış sayısı yıldönümünde net değildir ve tahmini bütçeyi aşabilir.
- Birleşme/devralma (M&A): Bir şirket satın alındığında, yeni çalışanlar mevcut EA'ya dahil edilirse kullanıcı sayısı bir gecede iki katına çıkabilir. Bu artış bir sonraki true-up'ta tek kalemde faturalanır; finans ekibi bunu bütçelemezse rakam gerçekten "sürpriz" gibi görünür.
- Küçülen veya durağan ekip: EA'nın en çok yanlış anlaşılan kısmı burada: kullanıcı sayınız yıl içinde azalsa bile, true-up bunu düşürmez. Lisans sayısını azaltmanın tek yolu sözleşme yenilemesidir. Bu nedenle kullanıcı sayısı yıl içinde sık dalgalanan kurumlar için EA'nın 3 yıllık taahhüdü, CSP'nin aylık/yıllık esnek dönemlerine kıyasla daha az uygun olabilir.
Saha Vakası: 40 Kişilik Bir Yazılım Firmasının True-Up Sürprizi
[Firma X — 40 kişilik bir yazılım geliştirme firması — EA sözleşmesi 3. yılına girerken Kasım 2025 sonrası ilk true-up'ını yaşadı]. Kurum, yıl içinde 12 yeni geliştirici işe almış, her biri için Microsoft 365 E3 ve Visual Studio lisansı IT tarafından anlık olarak atanmış ama merkezi bir takip tablosunda kayıt tutulmamıştı.
Süre: true-up hazırlığı ve doğrulama 5 hafta sürdü. Karar noktaları: (1) Fiyat Sayfası, sözleşmenin önceki yenilemesinde Level B kademesindeydi; 1 Kasım 2025 sonrası bu sözleşme henüz yenilenmediği için o yılki true-up eski kademeden hesaplandı, ancak bir sonraki yenilemede Level A'ya geçeceği netleşti — finans ekibi bunu bir sonraki yılın bütçesine erken yansıttı. (2) 12 yeni lisansın 8'i yıl ortasında, 4'ü son çeyrekte atanmıştı; kısmi yıl kullanım süresine göre orantılı faturalama net anlaşılamadığı için ilk tahminde fatura olduğundan yüksek hesaplanmıştı. (3) IT'nin tuttuğu atama kayıtları ile İK'nın çalışan listesi arasında 2 kişilik fark vardı — ayrılan bir çalışanın lisansı geç iptal edilmiş, yeni başlayan birinin lisansı ise henüz atanmamıştı.
Sonuç: Firma, true-up siparişini 60-30 günlük pencerede sorunsuz gönderdi, ancak sürecin asıl faydası bir sonraki yıl için kurulan aylık lisans mutabakatı oldu — IT ve İK artık her ay atanmış lisans sayısını karşılaştırıyor. Xen ekibinin rolü: lisans envanterinin çıkarılması, Fiyat Sayfası kademesinin doğrulanması ve VLSC üzerinden sipariş takibiydi. Uyarı: bu vaka anonimleştirilmiştir; her kurumun true-up döngüsü sözleşme başlangıç tarihine göre farklı aylara denk gelir, bu yüzden tarihleri kendi Fiyat Sayfanızdan teyit etmeniz gerekir.
True-Up'ta Sık Yapılan Hatalar
- Merkezi lisans envanteri tutmamak: IT'nin atadığı lisanslar ile İK'nın çalışan listesi farklı sistemlerde tutulursa, yıldönümünde gerçek artış sayısı belirsiz kalır.
- Kullanım tarihini ayın 1'i dışında girmek: Yukarıdaki tabloda anlatıldığı gibi, ayın 1'i dışındaki bir kullanım tarihi siparişi bir sonraki aya (ve bazen bir sonraki sözleşme yılına) öteler.
- Değişiklik yokken Update Statement göndermeyi atlamak: "Artış yok, bir şey yapmama gerek yok" varsayımı yenileme sürecini bloke eder — her yıl için TUP veya Update Statement işlenmiş olmalı.
- Sırayı atlamak: Microsoft'un kuralı net — 2. yıl true-up'u, 1. yıl işlenmeden gönderilemez; 3. yıl de aynı şekilde 1. ve 2. yılın işlenmesini bekler.
- Yalnızca IT'nin sürece hakim olması: Finans ekibi bütçe planlamasına dahil edilmezse, teknik olarak doğru işlenmiş bir true-up bile "beklenmedik" bir fatura gibi algılanır.
- Yeni Fiyat Sayfası kademesini kontrol etmemek: 1 Kasım 2025 sonrası yenilenen sözleşmelerde Level A'ya geçiş otomatik gerçekleşir; bunu fark etmeden geçen yılın birim fiyatıyla bütçe yapmak sapmaya yol açar.
TR Kurumları İçin Kur Riski ve Muhasebe Notu
Türkiye'deki kurumlar için true-up faturasının bir de kur boyutu var: EA sözleşmeleri genelde doğrudan Microsoft'la veya bir lisans danışmanıyla (LSP) yürütülür ve fatura çoğunlukla döviz (USD) bazlıdır. Yıl içinde planlanmayan bir true-up faturası, sadece lisans artışı kadar değil, sipariş anındaki kur seviyesi kadar da bütçeyi zorlayabilir — bu yüzden yukarıdaki 75 günlük "bütçe güncelleme" adımını güncel kur senaryosuyla birlikte yapmak önemlidir. CSP modelinde iş ortağı üzerinden TL fatura alarak bu riski devretme seçeneğini CSP'de yıllık mı aylık mı ödeme rehberimizde ayrıca ele aldık.
Muhasebe tarafında da bir nokta dikkat gerektirir: döviz bazlı bir true-up faturası, VUK (Vergi Usul Kanunu) kapsamında fatura/tahakkuk tarihindeki kur üzerinden muhasebeleştirilir; sipariş penceresi (60-30 gün) ile faturanın fiilen kesildiği tarih arasında kur farkı oluşabileceği için mali işler ekibinin bu iki tarihi ayrı ayrı takip etmesi, yıl sonu kur farkı gider/gelir hesaplarının doğru kapanması açısından önemlidir.
True-Up Yükünü Azaltmanın Yolu: CSP'ye Kısmi Geçiş
EA'nın true-up mekanizması "yalnızca artış, yıl içinde azalma yok" kuralına dayandığı için, kullanıcı sayısı sık dalgalanan ekipler (proje bazlı çalışan firmalar, mevsimsel büyüyen perakende/üretim ekipleri gibi) için tek başına EA'da kalmak maliyetli olabilir. Bu durumda çoğu kurumun tercih ettiği yol, saf "EA'dan tamamen çık" değil, hibrit bir yapı: öngörülebilir çekirdek koltuklar EA'da kalırken, dalgalanan ekip/proje bazlı koltuklar CSP'nin aylık dönemine taşınıyor. Böylece true-up'ta raporlanacak "sürpriz artış" hacmi küçülüyor. Bu kararı verirken hangi SKU'larla ilerlediğinizi netleştirmek için E3 vs E5 karar rehberimizi, EA'dan CSP'ye teknik geçiş adımları için ise EA mi CSP mi yazımızı incelemenizi öneririz.
Lisans envanterinizi çıkarıp hangi koltukların EA'da, hangilerinin CSP'de olması gerektiğini birlikte planlayalım: uzmanımızla 15 dakikalık ücretsiz görüşme ayarlayın veya WhatsApp'tan yazın.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
True-up ile Update Statement arasındaki fark nedir?
True-up (TUP), yıl içinde eklenen kullanıcı/cihaz artışını raporlayıp faturalandıran sipariştir. Update Statement ise "bu yıl artış olmadı" diyen resmi bir beyandır; her iki belge de aynı 60-30 günlük pencerede Microsoft'a ulaşmış olmalıdır.
True-up siparişimi geç gönderirsem ne olur?
60-30 günlük pencere dışında gönderilen veya ayın 1'i dışında kullanım tarihi taşıyan siparişler bir sonraki sözleşme yılına işlenebilir ya da reddedilebilir. Sözleşmenin son (3.) yılında pencere daha da dardır: bitiş tarihinden 30-0 gün önce.
Yıl içinde azalan kullanıcı sayısını true-up'ta düşebilir miyim?
Hayır. True-up mekanizması yalnızca artışı raporlar; lisans sayısını azaltmanın tek yolu sözleşme yenilemesidir. Yıl içinde sık dalgalanan ekipler için bu, EA'nın en sınırlayıcı yönüdür.
1 Kasım 2025'teki Level A değişikliği geçmiş true-up faturalarımı da etkiler mi?
Hayır, geriye dönük etkisi yok. Değişiklik, sözleşmenizin bir sonraki yenilenmesinde veya Fiyat Sayfanızda olmayan yeni bir online hizmet satın aldığınızda devreye giriyor; o tarihten sonraki true-up siparişleri yeni (Level A) birim fiyattan hesaplanır.
Sözleşmemin son yılında (3. yıl) true-up süreci farklı mı?
Evet. İlk iki yılda sipariş penceresi yıldönümünden 60-30 gün öncesidir; 3. yılda ise pencere sözleşme bitiş tarihinden 30-0 gün öncesine daralır ve bitiş tarihinden sonraki bir kullanım tarihiyle verilen sipariş reddedilir.
True-up faturasını bütçeleme sürecine nasıl dahil etmeliyim?
Geçen yılın faturasını referans almak yerine, güncel Fiyat Sayfanızdaki (Customer Price Sheet) birim fiyatı ve İK'daki gerçek çalışan artışını kullanarak yıldönümünden en az 75-90 gün önce tahmini bir true-up bütçesi çıkarın; döviz bazlı faturalarda güncel kur senaryosunu da ekleyin.
Kamu kurumları için eşik veya süreç farklı mı?
Kamu kurumlarında EA asgari kullanıcı/cihaz eşiği 500 değil 250'dir. True-up zaman çizelgesi ve 60-30 günlük pencere kuralı ticari ve kamu sözleşmelerinde aynı şekilde işler.
Sonuç: True-Up Sürprizi, Takvim ve Envanter Disipliniyle Önlenir
True-up kendi başına "kötü" bir mekanizma değil — EA'nın büyüyen kurumlara sunduğu esnekliğin bir parçası. Sürpriz, mekanizmadan değil, envanterin güncel tutulmamasından ve 1 Kasım 2025'teki Level A değişikliğinin fark edilmemesinden doğuyor. Sözleşme yıldönümünüzden en az 90-120 gün önce başlayan bir hazırlık takvimi, Fiyat Sayfanızın güncel kademesini bilmek ve IT-İK-finans arasında ortak bir lisans envanteri, faturayı "beklenmedik" olmaktan çıkarıp önceden hesaplanmış bir bütçe kalemine dönüştürür.
Sözleşmenizin kalan süresi ne olursa olsun, bir sonraki true-up penceresinden önce mevcut Fiyat Sayfanızı ve lisans envanterinizi kontrol etmek, hem bütçe sürprizini önler hem de EA'da kalmanın mı yoksa kısmi/tam CSP geçişinin mi sizin için daha mantıklı olduğunu netleştirir.
Microsoft İstanbul — Xen Bilişim ekibi olarak, kurumunuzun true-up hazırlığından Fiyat Sayfası doğrulamasına, EA/CSP karar sürecine kadar uçtan uca destek sağlıyoruz. İletişim sayfamızdan bize ulaşın veya Microsoft 365 çözümlerimizi inceleyin.
