Ayrılan Çalışanın Posta Kutusu Nasıl Paylaşımlı Yapılır? (2026)

Xen Bilişim ekibi · Microsoft Kayıtlı İş Ortağı · MS-100 / MS-102 / AZ-104 sertifikalı danışmanlar · Son güncelleme: 1 Kasım 2026

Özet (TL;DR): Çalışan şirketten ayrıldığında posta kutusunu silmek yerine "paylaşımlı posta kutusuna" (shared mailbox) çevirmek hem eski yazışmaları korur hem de lisans ücretini keser. Paylaşımlı posta kutusu, tek bir kişiye ait olmayan, birkaç kişinin birlikte kullandığı ortak bir kutudur. Microsoft'a göre içindeki e-posta ve takvim bilgisi olduğu gibi kalır ve kutu 50 GB'ın altındaysa lisansı geri alabilirsiniz. İşlem beş adımdır: oturumu kapatıp şifreyi sıfırlayın, kutuyu dönüştürün, devralacak kişilere yetki verin, kutunun boyutunu kontrol edip lisansı alın, en sonda eski hesabın girişini kalıcı olarak kapatın. Hesabı silmeyin, çünkü paylaşımlı kutu o hesaba bağlıdır (2026-11 itibarıyla, kaynak: Microsoft Learn).

Ayrılan çalışanların posta kutularını, OneDrive dosyalarını ve lisanslarını tek seferde düzenlemek istiyorsanız ücretsiz çalışan çıkış kontrol listesi ve lisans taraması için bize yazın.

Ayrılan çalışanın posta kutusu neden silinmemeli?

Bir çalışan işten ayrıldığında ilk akla gelen şey hesabı silip lisansı başkasına vermektir. Oysa müşteriler ve tedarikçiler o kişinin adresine yazmaya devam eder. Hesap silinirse bu iletiler geri döner, siz de bir siparişi, bir teklif talebini ya da bir ödeme hatırlatmasını haftalar sonra fark edersiniz.

Paylaşımlı posta kutusu bu sorunu üç şekilde çözer:

• Eski çalışanın adresi çalışmaya devam eder ve gelen iletileri yeni sorumlu kişiler görür.
• Geçmiş yazışmalar, takvim kayıtları ve gelen kutusu kuralları korunur.
• Kutu 50 GB'ı aşmadıkça ayrı bir lisans gerekmez, yani her ay boşuna lisans ücreti ödemezsiniz.

Türkiye'deki işletmeler için bir de mevzuat boyutu var. Ticari yazışmalar, sözleşme görüşmeleri ve fatura bildirimleri çoğu zaman yasal saklama yükümlülüğü kapsamındadır. Bunları çalışanın kişisel posta kutusunda bırakıp hesabı silmek, ilerideki bir uyuşmazlıkta delil kaybına yol açabilir. Dönüştürülmüş bir paylaşımlı kutu, kayıtları kurum denetiminde tutmanın en kolay yoludur.

Ön gereksinimler: lisans, rol ve temel bilgiler

Başlamadan önce şu noktaları netleştirin. Microsoft'un belgesindeki en önemli uyarılar bunlardır.

• Kutunun lisansı hâlâ üzerinde olmalı. Lisansı daha önce çıkardıysanız dönüştürme seçeneği görünmez. Önce lisansı geri verin, dönüştürmeyi yapın, sonra lisansı alın.
• Hesabı silmeyin. Microsoft'a göre paylaşımlı kutu eski kullanıcı hesabına bağlı durur. Hesap silinirse kutu da gider.
• Şifre sıfırlanmazsa eski şifre çalışmaya devam eder. Dönüştürmeden sonra eski kullanıcı adı ve şifre paylaşımlı kutuda geçerli kalır. Ayrılan biri için bu kabul edilemez, bu yüzden şifreyi sıfırlamak ve girişi kapatmak gerekir.
• Yetkili rol. Kullanıcı yönetimi için User Administrator veya Helpdesk Administrator gibi bir rol yeterlidir. Başka yöneticilerin oturumunu kapatmak için Global Administrator gerekir.
• Kullanıcı sayısı sınırı. Bir paylaşımlı kutuyu en fazla 25 kullanıcı birlikte kullanabilir. Daha kalabalık ekipler için Microsoft 365 grubu önerilir.

Hangi lisans paketinde ne olduğuna emin değilseniz Business Premium fiyatı ve kapsamı yazımıza bakın.

Önce kutunun boyutunu kontrol edin

Lisansız bir paylaşımlı kutu en fazla 50 GB veri tutar. Kutu daha büyükse lisansı geri alamazsınız ve alırsanız da kutu sınıra dayanınca önce gönderme, sonra alma durur. Microsoft'un uyarısına göre sınıra gelen kutu bir süre e-posta alır ama yeni e-posta gönderemez. Daha sonra alma da durur ve gönderenlere teslim edilemedi bildirimi gider.

Boyutu Exchange Online PowerShell ile öğrenin:

Connect-ExchangeOnline
Get-MailboxStatistics -Identity ayrilan.calisan@sirketiniz.com | Format-List DisplayName, TotalItemSize, ItemCount
Get-MailboxStatistics -Identity ayrilan.calisan@sirketiniz.com -Archive | Format-List TotalItemSize

Üç sonuç çıkabilir:

• 50 GB'ın altı: Lisansı rahatça alırsınız.
• 50 ile 100 GB arası: Ya büyük ekli iletileri ayıklayıp boyutu küçültürsünüz ya da kutuya Exchange Online Plan 2 lisansı verirsiniz. Plan 2 sınırı 100 GB'a çıkarır.
• Arşivi olan veya yasal saklama gereken kutu: Arşiv alanı ve yasal saklama için Exchange Online Plan 2 ya da Plan 1 ile Exchange Online Archiving eklentisi gerekir.

1. adım: Şifreyi sıfırlayın ve tüm oturumları kapatın

Dönüştürmeden önce, çalışan hâlâ giriş yapabiliyorken erişimi kesin. Microsoft'un ayrılan çalışan rehberi sırayı şöyle verir:

1. Microsoft 365 yönetim merkezinde Users > Active users sayfasına gidin.
2. Kullanıcıyı seçin ve Reset password düğmesine basın. Yeni şifreyi otomatik oluşturun, kullanıcıdan şifre değiştirmesini istemeyin ve şifreyi kimseyle paylaşmayın.
3. Kullanıcıyı yeniden seçin, Account sekmesinde Sign out of all sessions seçeneğine basın.

Microsoft'a göre kullanıcı, bir saat içinde veya açık olan sayfadan ayrıldığı anda yeniden giriş yapmaya zorlanır. Bunun nedeni, oturum anahtarının bir saat geçerli olmasıdır. Outlook'u tarayıcıda açık tutan biri başka bir sekmeye geçene kadar çıkış yapmayabilir. Anında çıkış gerekiyorsa Microsoft Graph PowerShell'deki Revoke-MgUserSignInSession komutunu kullanın (kaynak: Microsoft Learn, Adım 1).

Çalışan hâlâ yöneticinin izniyle görevde ise bu adımı dönüştürme günüyle birlikte planlayın. Örneğin son iş günü akşamı yapın.

2. adım: Posta kutusunu paylaşımlı kutuya dönüştürün

Yönetim merkezinden dönüştürme iki tıklamadır.

1. Users > Active users sayfasında kullanıcıyı seçin.
2. Mail sekmesine geçin.
3. Convert to shared mailbox seçeneğini, ardından Convert düğmesini seçin.

Seçenek görünmüyorsa nedeni neredeyse her zaman kullanıcının lisansının çıkarılmış olmasıdır. Lisansı geri verip birkaç dakika sonra yeniden deneyin.

PowerShell tercih ediyorsanız komut tek satırdır:

Set-Mailbox -Identity ayrilan.calisan@sirketiniz.com -Type Shared
Get-Mailbox -Identity ayrilan.calisan@sirketiniz.com | Format-List RecipientTypeDetails

İkinci komutun çıktısında SharedMailbox yazmalıdır. Çok sayıda çalışan için komutu bir CSV listesinden döngüyle çalıştırabilirsiniz, böylece yıl sonu toplu çıkışlarında tek tek tıklamazsınız.

3. adım: Devralacak kişilere yetki verin

Dönüştürme tek başına kimseye erişim vermez. Görevi devralacak kişilere şu izinlerden gereken kadarını verin:

• Full Access (tam erişim): Kutuyu açıp iletileri okuma, silme ve düzenleme yetkisi.
• Send As (adına gönder): Yanıtın doğrudan ayrılan çalışanın adresinden çıkmasını sağlar. Alıcı mesajı eski çalışanın göndermiş olduğunu zanneder.
• Send on Behalf (adına vekâleten gönder): Alıcı "Ahmet adına Ayşe" gibi görür. Şeffaflık istiyorsanız bu daha doğrudur.

Yönetim merkezinde bunu Shared mailboxes sayfasından üye ekleyerek yapabilirsiniz. PowerShell karşılığı aşağıdadır.

Add-MailboxPermission -Identity ayrilan.calisan@sirketiniz.com -User devralan@sirketiniz.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true
Add-RecipientPermission -Identity ayrilan.calisan@sirketiniz.com -Trustee devralan@sirketiniz.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false

Yetkili kişi kutuyu kendi Outlook'unda otomatik görür. Bazen ilk görünmesi bir saate kadar sürebilir. Yeni oluşturulmuş bir kutuda "Bu iletiyi göndermek için yetkiniz yok" benzeri bir hata alırsanız Microsoft'a göre nedeni bilgi yayılma gecikmesidir ve yaklaşık bir saat sonra kendiliğinden geçer. Gönderme izinleriyle ilgili ayrıntılı sorun giderme için posta kutusu adına gönderme izni hatası yazımızı okuyabilirsiniz.

Hangi kutuyu kimin devralacağına karar vermek zaman alıyorsa WhatsApp'tan yazın, 15 dakikalık ücretsiz teknik görüşmede birlikte bakalım.

4. adım: Lisansı alın ve girişi kalıcı kapatın

Kutu 50 GB'ın altındaysa artık kullanıcının lisansını kaldırabilirsiniz. Microsoft'un tarifine göre adımlar şöyle ilerler:

1. Users > Active users sayfasında kullanıcıyı seçin.
2. Licenses and apps sekmesinde lisansın işaretini kaldırın ve kaydedin.
3. Aynı kullanıcıda Block sign-in seçeneğini seçin, Block this user from signing in kutusunu işaretleyip Save changes deyin.

Microsoft'un paylaşımlı kutu belgesi, bu hesabın doğrudan girişte kullanılmasının amaçlanmadığını belirtir ve girişin her zaman kapalı kalmasını önerir. Her paylaşımlı kutunun sistemin ürettiği, kimsenin bilmediği bir şifresi vardır. Kapatma işleminin etkisi 24 saate kadar gecikebilir, bu yüzden 1. adımdaki şifre sıfırlama ve oturum kapatma şarttır.

Çalışanın hesabında kalan bir diğer iz de telefondur. Şirket postası kurulu telefonu uzaktan temizlemek için Exchange yönetim merkezinde Recipients > Mailboxes yolundan kullanıcıyı seçin, Manage mobile devices bölümünden cihazı seçip Account Only Remote Wipe Device ve ardından Block access seçeneğini kullanın. Cihazlarınızı Intune ile yönetiyorsanız silme işlemini Intune üzerinden yapmanız daha doğrudur.

5. adım: OneDrive dosyalarını unutmayın

E-posta dönüştürülür ama OneDrive dosyaları ayrı bir konudur. Microsoft'un belgesine göre hesabı silerseniz varsayılan olarak 30 gün içinde OneDrive verisine erişebilirsiniz. Bu süre dolarsa içerik silinir. Lisansı kaldırıp hesabı silmezseniz OneDrive içeriğine 30 günden sonra da erişmeniz mümkündür. Yine de bunu sürekli bir saklama yöntemi olarak görmeyin.

Dosyaları kurumda tutmak için:

1. Yönetim merkezinde kullanıcıyı seçin ve OneDrive sekmesine gelin.
2. Get access to files altında Create link to files seçeneğini seçin.
3. Açılan konumdan dosyaları Move to veya Copy to ile ortak bir kütüphaneye taşıyın.

Microsoft'a göre sürüm geçmişi olan belgeleri taşırken yalnızca son sürüm taşınır. Önemli belgelerde sürüm geçmişi gerekiyorsa dosyaları taşımadan önce yöneticiye erişim vererek yerinde bırakmak daha güvenlidir. Kurumsal yedekleme düzeninizi gözden geçirmek isterseniz Microsoft 365 Backup yapılandırma rehberimiz işinize yarar.

Senaryoya göre farklar

Hesap zaten silinmişse

Çalışanın hesabını önceden sildiyseniz Microsoft'un yolu şöyledir. Önce kullanıcı hesabını geri yükleyin, ona bir Microsoft 365 lisansı atayın ve şifresini sıfırlayın. Kutunun yeniden oluşması 24 saate kadar sürebilir. Kutu oluşunca lisansı kaldırın, hesabı silmeyin ve üyeleri ekleyin. Silinen hesabı geri getirme penceresi sınırlıdır, bu yüzden gecikmeden harekete geçin.

Şirket içi Active Directory ile eşitleme varsa

Hesaplar şirket içi sunucudan eşitleniyorsa kullanıcıyı Microsoft 365'ten değil, yerel Active Directory'den silmek ve geri yüklemek gerekir. Hibrit yapıda dönüştürme için Microsoft ayrı bir belge yayımlıyor ve bu belgede, dizin eşitlemesi sonrasında paylaşımlı kutuların beklenmedik biçimde normal kutuya dönebildiği bir sorun anlatılıyor. Şirket içi Exchange'den buluta geçişi yeni yapıyorsanız hibrit posta kutusu taşıma hataları yazımıza da göz atın.

Kutu 50 GB'ı aşıyorsa

Üç seçeneğiniz var. Büyük ekleri ayıklayıp boyutu küçültebilir, kutuya Exchange Online Plan 2 lisansı verip sınırı 100 GB'a çıkarabilir veya tek tek önemli iletileri PST dosyasına aktarıp kutuyu temizleyebilirsiniz. Üçüncü yolda dışa aktarılan dosyayı güvenli bir yerde saklamayı ihmal etmeyin.

Yasal saklama gereken kutular

Paylaşımlı kutuya yasal saklama (Litigation Hold) veya yerinde bekletme uygulamak için Exchange Online Plan 2 ya da Plan 1 ile Exchange Online Archiving eklentisi lisansı şarttır. Bir dava veya inceleme beklenen çalışanın kutusunda lisansı çıkarmadan önce hukuk birimine danışın. Güvenlik ve uyumluluk özelliklerine genel bakış için Microsoft güvenlik çözümlerimize bakabilirsiniz.

KVKK ve saklama süresi açısından dikkat edilecekler

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında ayrılan çalışanın posta kutusu, hem şirket verisi hem de çalışanın kişisel verisini barındırabilir. Çalışanlar şirket postasını zaman zaman özel yazışma için de kullanır. Bu nedenle üç kural koymanızı öneririz:

• İşe girişte imzalanan bilgilendirme metninde şirket postasının kurum tarafından saklanabileceğini ve devralınabileceğini yazın.
• Kutuya yalnızca iş devrini yapacak kişilere erişim verin. Erişimi gereksiz yere geniş tutmayın.
• Saklama süresi için bir takvim belirleyin. Örneğin yasal yükümlülük sürdükçe saklayıp sonra silmek. Süresiz saklamak da KVKK ilkelerine ters düşebilir.

Türkiye'ye özgü bir ayrıntı daha var. Tedarikçi portallarına, e-fatura bildirimlerine, Logo ve Netsis gibi muhasebe yazılımlarının bildirim adreslerine çoğu zaman çalışanın kişisel kurumsal adresi tanımlanır. Hesabı silmeden önce bu sistemlerde ayrılan kişinin adresinin geçtiği kayıtları gözden geçirin. Dönüştürme bu yüzden fatura ve sipariş bildirimlerinin kaybolmasını da önler.

Yaygın hatalar ve çözümleri

• "Convert to shared mailbox" seçeneği yok. Lisans çıkarılmıştır. Lisansı geri verin, dönüştürün, sonra lisansı alın.
• Dönüştürme sonrası kutu görünmüyor. Yetki yeni verildiyse otomatik eşleme birkaç dakika ile bir saat arasında sürebilir. Outlook'u kapatıp açın, olmazsa kutuyu elle ekleyin.
• Kutu bir süre sonra normal kutuya döndü. Hesap şirket içi dizinden eşitleniyordur. Dönüşümü şirket içi Exchange'de de uygulamak gerekir.
• Kutu doldu, e-posta gönderilemiyor. 50 GB sınırı aşılmıştır. Boyutu küçültün veya Plan 2 lisansı verin.
• Eski şifre hâlâ çalışıyor. Şifre sıfırlanmamıştır. Hemen sıfırlayın ve girişi kapatın.
• Gönderilen iletiler hangi kutuda duruyor? Varsayılan olarak gönderen kişinin kendi kutusunda kalır. İletilerin ortak kutuda da saklanmasını istiyorsanız bu ayarı Exchange yönetim merkezinde paylaşımlı kutu için açın.

Geri dönüş: paylaşımlı kutuyu yeniden normal kutuya çevirmek

Dönüştürme geri alınabilir. Aynı kişi geri dönerse veya kutuyu yeni bir çalışana vermek isterseniz Exchange yönetim merkezinde Recipients > Mailboxes sayfasında paylaşımlı kutuyu seçin, Others sekmesinde Convert to regular mailbox ve Confirm deyin. Sonra yönetim merkezinde ilgili hesaba lisans atayıp şifreyi sıfırlayın. Yeni kullanıcı oturum açtığında eski e-posta ve takvim kayıtlarını görür. Bu durumda önceki çalışanın özel yazışmalarının yeni kişiye açılmaması için kutuyu önce temizlemeyi unutmayın.

Bu adımları toplu çıkış dönemlerinde kendi ekibiniz üstlenemiyorsa ücretsiz fiyat teklifi alın veya çözümlerimize göz atın.

Lisans paketlerinizi toplu gözden geçirmek için Microsoft 365 çözümleri sayfamıza bakabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Paylaşımlı posta kutusu için lisans gerekir mi?

50 GB'a kadar gerekmez. Microsoft'a göre lisanssız bir paylaşımlı kutu en fazla 50 GB veri tutar. Daha büyük kutu, arşiv alanı veya yasal saklama için Exchange Online Plan 2 ya da Plan 1 ile Archiving eklentisi gerekir. Kutuyu kullanan kişilerin ise kendi Exchange Online lisanslı posta kutuları olmalıdır.

Çalışanın hesabını silersem posta kutusuna ne olur?

Hesap silinince kutu da gider. Microsoft'un tarifine göre önce hesabı geri yüklemeniz, lisans atamanız ve şifreyi sıfırlamanız gerekir. Kutunun yeniden oluşması 24 saate kadar sürebilir. Bu yüzden önce dönüştürmek, hesabı silmemek en güvenli yoldur.

Dönüştürme sırasında eski iletiler ve kurallar silinir mi?

Hayır. Microsoft'a göre mevcut e-posta ve takvim bilgisi korunur, gelen kutusu kuralları da dönüşümden sonra geçerliliğini sürdürür.

Paylaşımlı kutuya telefondan veya dışarıdan erişilebilir mi?

Kurum içindeki yetkili kullanıcılar kutuya Outlook'tan, web'den ve Outlook mobil uygulamasından erişebilir. Kurum dışındaki kişilere, örneğin Gmail hesabı olanlara erişim verilemez. Dışarıdan katılım gerekiyorsa Microsoft 365 grubu kullanılır.

Ayrılan çalışanın OneDrive dosyaları ne olur?

Hesabı silerseniz varsayılan olarak 30 gün içinde erişebilir ve dosyaları taşıyabilirsiniz. Bu süre dolarsa içerik silinir. Lisansı kaldırıp hesabı silmezseniz OneDrive içeriğine 30 günden sonra da erişebilirsiniz.

Paylaşımlı kutuyu kaç kişi kullanabilir?

Microsoft, en fazla 25 kullanıcıyı destekler. Daha fazla kişi aynı anda bağlanırsa bağlantı sorunları veya yinelenen iletiler görülebilir. Büyük ekipler için Microsoft 365 grubunu seçin.

Bu işlemleri sizin desteğinizle yürütebilir miyiz?

Evet. Xen Bilişim, çalışan çıkış sürecinin tasarımından toplu dönüştürme betiklerine, lisans taramasından yedekleme düzenine kadar baştan sona destek verir. Teklif için iletişim sayfamızdan bize ulaşın.

Sonuç

Ayrılan çalışanın hesabını silmek hızlı görünür ama müşteri iletilerini, geçmiş yazışmaları ve yasal kayıtları riske atar. Paylaşımlı posta kutusuna çevirmek ise 50 GB'ın altındaki kutularda lisans ücretini keser, e-posta geçmişini korur ve devralan kişiye kesintisiz erişim sağlar.

İşlemin sırası önemlidir. Önce şifre sıfırlanır ve oturumlar kapatılır, sonra kutu dönüştürülür, yetkiler verilir, boyut kontrol edilip lisans alınır ve en sonda giriş kapatılır. OneDrive dosyalarını ve telefon erişimini bu listeye eklemeyi unutmayın.

Microsoft İstanbul ekibi olarak kurumunuzun çalışan çıkış ve posta kutusu devri sürecinde baştan sona destek veriyoruz. İletişim sayfamızdan bize ulaşın.